Les 12 Règles pour gérer efficacement vos stocks. (2ère Partie)

Dans l’article précédent, nous avions abordé les six premières règles de la gestion efficace des stocks relatives au financement des stocks et à l’approvisionnement permettant d’assurer une meilleure disponibilité des produits. Mais force est de constater qu’un bon approvisionnement n’est pas suffisant pour atteindre l’objectif de disponibilité. Il doit être suivi de bonnes pratiques de gestion d’entrepôts et de contrôle d’inventaire. Ce contrôle est d’autant plus important que la rentabilité et donc la pérennité de l’entreprise, est menacée, dans la mesure où les pertes d’inventaire impactent directement le profit de celle-ci. Dans ce numéro, nous vous proposons six autres règles relatives aux opérations d’entreposage et à la gestion de la demande pour garder le contrôle sur la disponibilité de votre catalogue tout en assurant la rentabilité de votre entreprise.

7.      Entreposage: Contrôlez à la loupe les réceptions fournisseurs.

Le niveau de stocks réellement disponibles de chaque produit de votre catalogue est déterminé par deux types d’opérations ou activités : les mouvements d’entrée réels ou réceptions réelles de marchandises et les mouvements de sorties réels. Les réceptions de marchandises constituent l’activité la plus critique de la gestion d’un entrepôt. En effet, étant le premier maillon de la chaine opérationnelle de l’entrepôt, si vos réceptions  sont mal gérées, toutes les autres activités seront impactées négativement et le niveau de satisfaction de vos clients en pâtira.

Au-delà du contrôle documentaire à la réception, ayez à l’esprit deux contrôles fondamentaux : le contrôle des quantités reçues et le contrôle des prix à la réception. Concernant le contrôle sur les quantités reçues, il existe trois types d’erreurs courantes.

• Les fausses déclarations: les quantités déclarées dans le système informatique ou dans le journal d’entrée de stock sont supérieures aux quantités reçues physiquement. La conséquence directe en est que vous vous retrouverez avec des commandes que vous  ne pourrez pas honorer. Dommage pour vous mais vos concurrents s’en réjouiront davantage : Vos clients insatisfaits et frustrés n’attendrons pas votre réassort pour passer commande.
• Les déclarations partielles: les quantités déclarées comme reçues dans le système informatique sont inférieures aux quantités reçues réellement. Résultat : soit vous accumulez du stock et de l’argent en passant une nouvelle commande fournisseur à recevoir, ou alors vous ratez des ventes sur des produits physiquement en stock à l’entrepôt mais virtuellement en ruptures. Il y a très peu de chance que vos clients viennent fouiller votre entrepôt à la recherche de produits disponibles.
• Et les réceptions non déclarées : dans ce cas aucune déclaration n’est faite dans le système et pourtant les produits ont été bel et bien reçus. Le résultat peut être un stock très demandé par les clients mais dormant dans l’entrepôt : des clients insatisfaits pour cause de rupture de stocks, de l’argent immobilisé et des problèmes d’espace à l’entrepôt.

 L’autre aspect critique des réceptions de marchandises est le contrôle des prix. Toute erreur ou changement de prix chez le fournisseur doit être détectée lors de la réception avant la décharge du bon de livraison ou de la facture du fournisseur et signalée automatiquement au responsable approvisionnement pour validation. Des hausses de prix peuvent être particulièrement coûteuses si vos fournisseurs n’acceptent pas ou sont réticents aux retours après réception et signature du bon de livraison. Vous pourrez vous retrouvez avec du stock dormant à l’entrepôt invendu à cause du prix très élevé par rapport au prix du marché.

Assurez-vous donc de mettre en place un processus de vérification clair et détaillé à appliquer pour toutes les réceptions de votre entrepôt. Ne vous arrêtez pas là : Mettez aussi en place un contrôle à postériori de vos réceptions ou un système de tracing permettant de détecter toute erreur survenue à la réception des marchandises. Vous assurerez ainsi une plus grande disponibilité pour vos clients et limiterez les pertes de votre entreprise. Mais si vous voulez avoir plus de contrôle sur vos stocks, contrôlez aussi tout mouvement de sortie de stocks.

8.      Entreposage : Contrôlez les mouvements de sorties : picking, packing et chargements

Tout comme les mouvements d’entrées de marchandises, les mouvements de sortie affectent aussi les niveaux de stock de vos produits et par conséquent la disponibilité de ceux-ci. Des fausses déclarations de sortie et des déclarations partielles ou inexistantes sont préjudiciables à la justesse du niveau des stocks et peuvent engendrer des pertes considérables pour votre entreprise. Pour maitriser cette phase de vos opérations d’entreposage, vous devriez vous concentrer sur trois activités principales : le picking ou la tournée de prélèvements, le packing ou emballage des produits et les chargements.

Le suivi des picking vous permettra de détecter non seulement les confusions entre des références de produits mais aussi les produits physiquement en rupture et virtuellement disponibles dans votre système d’information. C’est une occasion pour vous de réajuster le niveau de stocks sur ces produits en rupture afin d’éviter d’autres commandes non livrables.

Le deuxième niveau de contrôle est l’emballage. S’il y a des erreurs lors du picking, le contrôle des quantités et des références permettra de les repérer. Mettez en place une équipe d’emballage de vos colis capable de bien compter les produits et de veiller à la conformité de la commande du client avec les produits emballés. Vos clients seront ainsi satisfaits du niveau de service de vos opérations.

Pour ce qui est du contrôle lors des chargements, il permet de détecter les chargements de marchandises non déclarées ou non commandées. Organisez bien vos opérations de chargement par des processus clairs et n’hésitez pas à utiliser les caméras de surveillance pour vous aider à détecter toute erreur, fraude ou tentative de fraude lors des chargements. La justesse du niveau de vos stocks en dépend tout comme le résultat financier de votre entreprise.

Pour une meilleure gestion de vos stocks au quotidien, optez pour un inventaire tournant.

9.      Entreposage : Mettez en place un système d’inventaire tournant

L’inventaire physique de vos produits en fin d’exercice annuel est une obligation dans la plupart des pays. Mais cet inventaire n’est pas suffisant pour une entreprise digne de ce nom qui prône un service client de qualité et qui veut avoir un contrôle sur son stock. L’inventaire tournant est une solution qui vous permet de maintenir un bon niveau de justesse des stocks de vos produits et des écarts d’inventaires sur une périodicité définie. Il consiste en un comptage physique de tous les produits présents dans votre entrepôt sur une période bien déterminée à l’avance (7 jours, 15 jours, 30 jours ou plus en fonction de votre activité). Assurez-vous que les écarts d’inventaire sur chaque produit soient bien justifiés et régularisés dans le système d’information. Ne vous arrêtez seulement au comptage physique et à la mise à jour du système. Faites des enquêtes pour mieux cerner les causes des écarts. Vous détecterez peut-être des fraudeurs ou simplement des erreurs, ou des vices de procédures et processus. Si vous le pouvez, mettez en place un système vous permettant de suivre le cycle de vie de chaque article dans votre entrepôt depuis sa réception jusqu’à son expédition.

Si vous détectez des produits endommagés ou invendables lors des inventaires tournants, prenez soins de bien les traiter afin d’éviter des pertes considérables.

10.       Entreposage : Assainissez votre entrepôt

Les produits endommagés réduisent le niveau de stocks disponibles à la vente de vos produits et peuvent constituer des pertes très lourdes pour votre entreprise s’ils ne sont pas traités convenablement. Il est primordial d’assurer une gestion saine de votre entrepôt. Pour cela, vous devez d’abord mettre en place une zone de quarantaine exclusivement destinée aux produits endommagés, expirés ou dont l’emballage est défectueux. Ensuite il faut identifier ces types de produits lors de toutes vos opérations de votre entrepôt : réceptions, inventaire, picking, emballages et expéditions. Vous devez également les déclarer dans votre système d’information afin de les déduire du stock disponible à la vente et les isoler dans la zone de quarantaine dédiée pour un traitement ultérieur. Enfin traitez-les : réparez-les si c’est possible, négociez avec vos fournisseurs pour les échanger ou les retourner ou reconditionnez-les. Brefs, faites tout ce qui est en votre pouvoir pour rendre le produit à nouveau vendable et retournez le en stocks. Mais puisqu’à l’impossible nul n’est tenu, vous pouvez être amené à détruire les produits endommagés avec l’accord de la Direction Financière et de la Direction Générale. Faites-le en suivant les procédures recommandées en la matière.

Pour vous assurer d’une bonne gestion de toutes les opérations de votre entrepôt, entourez-vous de bons leaders et chefs d’équipe responsables.

11.      Entreposage : Responsabilisez vos agents de réceptions, d’inventaire et d’expédition.

Le succès de toute entreprise ou organisation repose essentiellement sur les efforts des hommes qui y travaillent et leur engagement et leur sens de responsabilité. Donc pour vous assurer de la bonne exécution des directives opérationnelles de votre entrepôt, choisissez des chefs d’équipe motivés qui comprennent les enjeux relatifs à leur poste tels qu’expliqués dans les règles 7, 8, 9 et 10.

Mettez en place des indicateurs de performance clairs pour chaque équipe et définissez avec les responsables des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels) et donnez-leur les moyens de les atteindre. Responsabilisez-les en demandant des justifications à tout manquement d’objectifs ou tout problème lié à leurs activités dans l’entrepôt. Sévissez si c’est nécessaire mais sachez aussi encourager quand le travail est bien fait.

Au-delà des bonnes pratiques opérationnelles, parfois des décisions tactiques sur les prix peuvent permettre à votre entreprise de faire plus de bénéfice ou au contraire libérer de la liquidité et de l’espace de votre entrepôt pour une meilleure utilisation.

12.      Gestion de la demande : Usez du Yield Management pour le bien de vos clients

Le yield management peut être particulièrement efficace pour maintenir un niveau de stocks acceptable sur un produit. C’est une technique qui consiste à ajuster dynamiquement vos prix (à la hausse ou à la baisse) en fonction du marché. D’un point de vue du gestionnaire de stocks, un produit constamment en rupture est un plomb pour son indicateur de disponibilité. A l’inverse, un produit disponible en grande quantité et qui ne se vend pas est synonyme d’une mauvaise décision d’achats. Pour faire face à ces deux situations, vous pouvez jouer la carte du yield management : Augmentez vos prix de vente et limitez les quantités par client pour servir le plus de clients possibles et faire plus de marge sur les produits très demandés et constamment en rupture. Pour les produits dormants de votre entrepôt, posez-vous avec le marketing, les financiers et les commerciaux et faites des propositions de promotions pour libérer l’argent immobilisé et l’espace de votre entrepôt. Vos clients seront heureux d’être servi et vos indicateurs de performance se verront nettement améliorés

Essodéké PANIZI
Acheteur à MAAD SAS.

Consultant et Formateur en Supply Chain Management et Odoo ERP.